Πως να χρησιμοποιείτε το email σας σαν επαγγελματίες

Όταν τα emails πρωτοεμφανίστηκαν, είχαν την προοπτική να γίνουν ένα πολύ χρήσιμο εργαλείο. Και ενώ παραμένουν πολύ σημαντικά, προκαλούν πλέον τρόμο. Οι περισσότεροι από εμάς δεν θέλουν να τα βλέπουν. Δεκάδες emails στοιβάζονται καθημερινά στα εισερχόμενα και στο τέλος δεν τα διαβάζουμε ποτέ. Αν μάθουμε μερικά κόλπα όμως, θα μπορέσουμε να ξεπεράσουμε κι αυτή την πρόκληση.

Πολλοί παράγοντες παίζουν ρόλο στο να είμαστε οι κυρίαρχοι του ηλεκτρονικού ταχυδρομείου μας, και όχι το αντίστροφο. Το να γράφουμε απλά και να στέλνουμε δεν είναι αρκετό. Πρέπει να ρυθμίζουμε τον φάκελο με τα εισερχόμενα, να διαχειριζόμαστε και να κατηγοριοποιούμε τα emails που λαμβάνουμε, να γνωρίζουμε πότε να ελέγξουμε τη νέα αλληλογραφία κ.ά.. Με αυτούς τους τρόπους, όχι μόνο θα κάνουμε περισσότερα σε λιγότερο χρόνο, αλλά θα γίνουμε αποτελεσματικότεροι και πιο παραγωγικοί.

Προγραμματίζουμε τον χρόνο που θα διαβάσουμε τη νέα αλληλογραφία

Ένα από τα μεγαλύτερα λάθη που κάνουν όσοι λαμβάνουν δεκάδες email καθημερινά, είναι να αφήνουν τον λογαριασμό ανοιχτό όλο το 24ωρο να δέχεται μηνύματα. Αυτό έχει σαν αποτέλεσμα να αφήνουν στη μέση ότι κάνουν για να ελέγξουν τη νέα αλληλογραφία. Το λάθος ολοκληρώνεται με τις ειδοποιήσεις εισερχομένων, που μας διακόπτουν χωρίς να εξετάζουν αν το email είναι σημαντικό ή όχι. Το βασικότερο που πρέπει να έχουμε στο μυαλό μας, είναι να αντιμετωπίζουμε τα emails ως μία καθημερινή εργασία. Κι ως τέτοια, χρειάζεται τον χρόνο της και την ανάλογη προσοχή. Μία ή δύο φορές την ημέρα είναι ένας ικανοποιητικός αριθμός για να δούμε την ηλεκτρονική αλληλογραφία μας. Μπορεί να σας φαίνεται λίγο, αλλά είναι υπεραρκετό και θα αυξήσει τη παραγωγικότητα σας κατακόρυφα.

Ξεφορτωνόμαστε τα περιττά

Το πρώτο πράγμα που κάνουμε μόλις ανοίξουμε τον φάκελο εισερχόμενα, είναι να διαγράψουμε άμεσα όσα emails δεν μας ενδιαφέρουν, εξετάζοντας την πηγή και τον τίτλο τους. Σκεφτείτε τον εαυτό σας σαν ένα γλύπτη που έχει μπροστά του ένα μεγάλο κομμάτι μάρμαρο. Στο χέρι σας κρατάτε ένα σφυρί και ένα καλέμι. Σφυροκοπάτε γρήγορα και αφαιρείτε μεγάλα κομμάτια από μάρμαρο, μέχρι να φτάσετε στο σημείο που είστε έτοιμοι να δημιουργήσετε. Έτσι κι εδώ. Η μόνη διαφορά είναι πως το σφυρί είναι το πληκτρολόγιο και το καλέμι το ποντίκι. Σκεφτείτε, λοιπόν, ότι ανοίγετε τα εισερχόμενα και σας περιμένουν 350 νέα μηνύματα. Θα χρειαστείτε μόνο πέντε λεπτά για να διαγράψετε όσα σας είναι αδιάφορα και θα βρεθείτε άμεσα με 50 που αξίζουν τη προσοχή σας και πρέπει να απαντήσετε. Μόνο η ψυχολογική διάθεση, που ξεφορτωθήκατε 300 emails, αρκεί για να απολαύσετε την υπόλοιπη εργασία σας.

Διαβάστε και απαντήστε αμέσως στα emails

Μήπως ανοίγετε ένα email, βλέπετε περί τίνος πρόκειται και το αφήνετε για άλλη μέρα; Αυτό είναι μία πολύ κακή συνήθεια. Αν ξεχάστε να το απαντήσετε ή αν χαθεί κατά λάθος; Αν η απάντηση πρέπει να είναι άμεση και δεν το καταλάβετε λόγω ταχύτητας ή το email είναι μία νέα προσφορά κάποιου προμηθευτή που λήγει σε λίγες μέρες; Γι' αυτό καλύτερα να απαντήσετε αμέσως. Έτσι αποφεύγετε να ενισχύετε μέσα στο μυαλό σας τη σκέψη "ακόμη να στείλω εκείνο το email", που στο τέλος θα σας κουράσει, και πιθανότατα δεν θα το στείλετε ποτέ. Με το να απαντάτε αμέσως μειώνετε τις πιθανότητες να το ξεχάσετε, ενώ οι συνεργάτες, οι φίλοι και οι πελάτες σας θα είναι πάντα χαρούμενοι που τους απαντάτε σε ότι σας στέλνουν. Επιπλέον, κερδίζετε γαλήνη και ηρεμία και έναν φάκελο εισερχομένων που είναι άδειος και περιμένει τον επανέλεγχο, σε τακτά χρονικά διαστήματα, που αναφέραμε στην προηγούμενη παράγραφο.

Μηνύματα "κονσέρβα"

Τα μηνύματα "κονσέρβα" είναι ένα καταπληκτικό εργαλείο και χρησιμοποιείτε από τα περισσότερα προγράμματα διαχείρισης email. Αυτού του είδους τα μηνύματα τα δημιουργείτε εσείς σε όποια μορφή επιθυμείτε και μπορείτε να τα χρησιμοποιείτε, με ένα απλό κλικ, κάθε φορά που είναι απαραίτητο. Διευκολύνει στις περιπτώσεις που απαντάτε σε συχνές ερωτήσεις που αφορούν προϊόντα και υπηρεσίες ή όταν στέλνετε καθημερινά ευχές σε αγαπημένα πρόσωπα.

Το γοργόν και χάριν έχει

Να είστε σύντομοι στις απαντήσεις σας. Δεν χρειάζεται να γράφετε κατεβατά κάθε φορά για να απαντήσετε. Ακόμη και για επαγγελματικά θέματα, να είστε σαφείς και σύντομοι. Μην μπερδεύετε την ηλεκτρονική αλληλογραφία με τη παραδοσιακή. Δεν είναι τόσο επίσημη. Και μην ξεχνάτε ότι αυτός που θα λάβει το email σας, έχει πολλά αλλά πράγματα να κάνει από το να κάθετε να διαβάζει μυθιστόρημα. Με αυτό το τρόπο κερδίζετε πολύτιμο χρόνο κι εσείς και οι συνεργάτες σας. Προσπαθήστε να χωρέσετε σε δύο με τρεις παραγράφους όλο το περιεχόμενο των σκέψεών σας. Θα ανταμειφθείτε με προσωπικό χρόνο και με χαμόγελα από αυτούς που λαμβάνουν την αλληλογραφία σας.

Χρησιμοποιήστε φίλτρα

Η δύναμη των φίλτρων θα σας γλιτώσει από πολλές ώρες περιπλάνησης μέσα στα εισερχόμενα. Τα φίλτρα τα ρυθμίζετε εσείς, με τέτοιο τρόπο, ώστε κάθε φορά που έρχεται κάτι τελείως αδιάφορο να πηγαίνει στον κάδο χωρίς δεύτερη ερώτηση. Παράλληλα, όταν πρόκειται για κάτι σημαντικό, οι ρυθμίσεις σας φροντίζουν να το στείλουν από τα εισερχόμενα κατευθείαν στον φάκελο που επιθυμείτε. Τα φίλτρα μπορούν να ελέγξουν τον αποστολέα, τον τίτλο ή το περιεχόμενο. Με τα φίλτρα δεν χάνετε ποτέ emails και οργανώνετε καλύτερα την αλληλογραφία σας.

Οργανωθείτε

Και όπως συνηθίζετε άλλωστε, η οργάνωση είναι χρήσιμη παντού και πάντα. Μην αφήνετε την αλληλογραφία να κατοικοεδρεύει στα εισερχόμενα. Αν θέλετε να γίνετε περισσότερο παραγωγικοί, δημιουργήστε φακέλους για το κάθε θέμα που σας απασχολεί. Έτσι, κάθε φορά που αναζητάτε κάτι, θα ξέρετε που να το βρείτε. Φυσικά, μπορείτε να ανατρέξετε στην αναζήτηση, αλλά δεν θα βρείτε πάντα με την ίδια ευκολία αυτό που ψάχνετε. Ένα καλά οργανωμένο πρόγραμμα διαχείρισης της ηλεκτρονικής σας αλληλογραφία χωρισμένο σε πελάτες, συνεργάτες, προμηθευτές και φίλους θα σας λύσει τα χέρια.

Ελπίζουμε να φανήκαμε χρήσιμοι.
Aν έχετε κάτι να προσθέσετε βοηθάτε εμάς και αυτούς που θα διαβάσουν την ανάρτηση.
Αν έχετε απορίες, ρωτήστε μας. Θα χαρούμε να βοηθήσουμε.

Ευχαριστούμε πολύ.
Η ομάδα του xalase.